Mejorar la gestión de la información para Inland Revenue New Zealand
Ayudar a cambiar las prácticas y las mentalidades dando vida a la historia con animación 3D.
El reto
Un nuevo enfoque del aprendizaje
IR quería un nuevo enfoque del aprendizaje que tuviera impacto y cambiara los comportamientos y las mentalidades del personal. Necesitaban un argumento atractivo que llegara al corazón y a la mente de todo el personal de IR para despertar el interés y crear un compromiso con la formación.
Identificaron los siguientes puntos débiles:
- Dificultades para encontrar rápidamente la información correcta
- Procesos incorrectos en torno a la eliminación de la información
- Trabajar en silos, compartiendo la información solo cuando se solicitaba
- Tener el acceso cerrado por defecto en lugar de un acceso abierto
- No compartir la información, lo que provocaba la duplicación de esfuerzos y la pérdida de información.
El objetivo era aumentar la concienciación sobre las buenas prácticas y comportamientos de gestión de la información en IR para garantizar el cumplimiento de la Public Records Act 2005 y apoyar el desarrollo de la capacidad de gestión de la información y el conocimiento (IKM).
Nuestra solución
Combinar una historia convincente con un diseño creativo
El concepto del equipo del proyecto de IR se centró en los temas de guardar, almacenar, compartir y eliminar la información siguiendo buenas prácticas de gestión de la información. Elaboraron un argumento detallado, una narrativa y un conjunto de personajes que realmente captaran la atención de las personas.
El argumento debía resonar con el personal de IR y, por lo tanto, tenía que basarse en escenarios de la vida real. Para lograrlo, se llevaron a cabo amplias consultas con empleados de toda la organización. Estas aportaron componentes técnicos muy necesarios al argumento para hacerlo aún más realista.
Dar vida a la historia
Una vez definida la dirección de esta formación, se pidió al equipo de Kineo que se sumara y aportara la dirección artística para ayudar a dar vida a esta historia.
El curso se compuso de gráficos e ilustraciones de alta calidad; los personajes se dibujaron a mano y, en algunos casos, se utilizó animación 3D. Combinando el atractivo argumento de IR con la experiencia de diseño de Kineo, el proyecto «The Rooms» se convirtió en un módulo de aprendizaje visualmente impactante y cercano, disponible para todo el personal.
Atractivo y galardonado
Los comentarios de las personas fueron muy positivos; a los alumnos les gustó que el contenido se transmitiera a través de una historia atractiva con una mezcla de elementos visuales, actividades, animación/video, audio y texto.
Después de realizar el módulo, los alumnos afirmaron que habían cambiado sus viejos hábitos de no compartir sus archivos y habían movido carpetas de su escritorio a la unidad compartida, lo que demuestra la eficacia del módulo. A continuación, se recogen algunos comentarios recibidos de los alumnos sobre el curso.
