Desarrollo de una estrategia de aprendizaje para la Office of the Public Guardian
Apoyar a la OPG para que sea ‘digital por defecto’ en toda la agencia y dentro del Ministerio de Justicia.
El reto
Ofrecer un aprendizaje fácil de usar
Nuestra población está envejeciendo y cada vez más personas conviven con la demencia, lo que aumenta la demanda de los servicios de la OPG. En respuesta a esta demanda, la OPG necesitaba un amplio programa de transformación para ofrecer servicios más rápidos, más sencillos y más eficientes tanto para los clientes como para el personal.
Necesitaban una solución que no solo implicara desarrollar las capacidades de la plantilla actual, sino también incorporar de forma rápida y eficaz al gran número de nuevos empleados previstos. Esto requería cambios operativos y culturales, ya que históricamente la formación en la OPG consistía predominantemente en formación ‘en el puesto de trabajo’ y presencial, mientras que las posibles opciones de aprendizaje digital de apoyo eran desconocidas o estaban infravaloradas/infrautilizadas.
Con una sólida trayectoria en el apoyo a iniciativas de cambio, se recurrió a Mindtools Kineo para ayudar a la OPG asesorando a su personal y recomendando cómo explorar el ámbito del aprendizaje digital de una manera que se alineara con su objetivo de ser un ‘ejemplo digital’ tanto dentro de la agencia como en todo el Ministerio de Justicia.
La solución
Un enfoque consultivo
Seguimos un proceso de cuatro etapas en nuestra consultoría con la OPG: consulta, análisis de los resultados, recomendaciones y planes de implementación.
1. Consulta
La fase de consulta se desarrolló a lo largo de un periodo de 4 semanas. Entrevistamos a una amplia variedad de partes interesadas en distintos roles y ubicaciones sobre el panorama actual del aprendizaje, las necesidades futuras de aprendizaje y cualquier posible obstáculo o factor facilitador en el camino hacia la digitalización. También revisamos ejemplos de las guías y formaciones existentes, el plan de negocio de la OPG, los informes de opiniones de los clientes y otra documentación relevante.
2. Análisis de los resultados
A continuación, analizamos la información en relación con tres áreas clave:
- El panorama de aprendizaje de la OPG, incluido el análisis de si el modelo 70:20:10 al que aspiran funcionaba en la práctica, así como la actitud del personal hacia el aprendizaje en general y hacia el aprendizaje digital en particular
- El entorno técnico y físico, en particular los factores con potencial para limitar el éxito de la transición hacia la digitalización (por ejemplo, la conexión de ancho de banda, la experiencia de usuario)
- La distribución de los equipos y recursos de aprendizaje y desarrollo, en cuanto a cómo crean y ofrecen el aprendizaje actualmente frente a cómo podrían hacerlo de forma más eficaz en el futuro
3. Recomendaciones
Tras este análisis, formulamos recomendaciones detalladas para apoyar a la OPG en una transición gestionada hacia la digitalización del aprendizaje y para ayudarla a ser más autosuficiente en el futuro.
- Adoptar el modelo 70:20:10 de forma más plena aumentando el alcance y la variedad del aprendizaje informal y formal existente
- Establecer un marco de competencias para todos los roles de la organización que describa las competencias esenciales específicas requeridas y la formación disponible asociada, antes de emprender su creación
- Realizar una investigación exhaustiva de los problemas técnicos que se están experimentando, en particular en torno a los problemas de estabilidad al completar el elearning, y probar la viabilidad de una serie de herramientas y recursos digitales antes de un despliegue generalizado
- Reestructurar sus recursos para garantizar un enfoque más ágil y centralizado del diseño y desarrollo del aprendizaje, y ofrecer formación sobre las mejores prácticas de elearning y de diseño de aprendizaje mixto
- Invertir en una campaña de amplio alcance que demuestre que escucha a su personal, que está cambiando su enfoque del aprendizaje y el desarrollo y que lo digital es un medio relevante y estimulante para su impartición
4. Planes de implementación
Debido al elevado número de recomendaciones formuladas, utilizamos el método MoSCoW para filtrar estas recomendaciones en Musts (imprescindibles), Shoulds (recomendables) y Coulds (opcionales) (no incluimos los Won’ts, es decir, los descartados). Las recomendaciones Must se ordenaron después de forma lógica en un calendario propuesto de implementación.
También ofrecimos recomendaciones sobre posibles candidatos para la digitalización basándonos en las necesidades de aprendizaje identificadas durante la consulta inicial y, cuando procedía, asesoramos sobre qué formatos podrían adoptar. Después, basándonos en diversos factores, como la urgencia del requisito, la capacidad interna actual o la estabilidad del contenido, creamos una hoja de ruta con el orden en el que abordar estos candidatos a corto, medio y largo plazo.
El resultado
Una hoja de ruta de aprendizaje clara
El informe final está sirviendo ahora de base para la creación de una biblioteca digital y centralizada de aprendizaje y para la mejora de la estrategia de aprendizaje y desarrollo de la OPG en su conjunto. Gracias a nuestro uso del método MoSCoW y a las recomendaciones sobre qué digitalizar a corto, medio y largo plazo, la OPG dispone de una hoja de ruta clara que describe qué tareas completar y en qué plazo.
Esperamos con interés continuar nuestra relación con la OPG a medida que avanza hacia la siguiente fase de su camino para digitalizar su propio aprendizaje. Juntos diseñaremos y desarrollaremos un módulo de elearning emblemático que establezca el estándar de lo que significa ‘bueno’ para la OPG y que sirva de modelo para los módulos posteriores que se desarrollen internamente. La OPG también nos ha contratado para ofrecer consultoría adicional sobre su infraestructura técnica y sobre la planificación y la gestión de proyectos que conlleva la creación interna de aprendizaje digital.
