Reinventar la experiencia de incorporación
Reece Group reinventó su experiencia de incorporación de empleados con ideas colaborativas y de origen colectivo, asegurándose de que los nuevos empleados se sientan como en casa desde el primer día.
El desafío
Reinventar la experiencia de incorporación.
En noviembre de 2019, Reece Group emprendió la misión de reinventar la experiencia de incorporación. A través de un desafío de ideas de origen colectivo sobre la incorporación y una serie de laboratorios de diseño con comentarios colaborativos de la empresa, Reece recibió una respuesta contundente: los nuevos empleados querían tener un sentido de pertenencia desde el primer día. Esto era más importante que aprender sobre los productos, los procesos o la tecnología. Los nuevos empleados querían sentirse parte del equipo y saber a quién acudir para obtener apoyo cuando lo necesitaran.
Este fue el catalizador del proyecto de incorporación «Get Started With», que transformó la experiencia de incorporación en Reece Group mediante la introducción de:
- Preincorporación: Una experiencia personalizada y digitalizada para los nuevos empleados con un mensaje de bienvenida del liderazgo, la asignación de un compañero de apoyo y una actividad «Qué esperar» para ofrecer una visión de un día típico en la sucursal antes de que el nuevo empleado comience.
- Incorporación: Un recorrido guiado alojado en la Plataforma de Experiencia de Aprendizaje (LXP) de Kineo y diseñado por Reece Group, centrado en crear momentos que den a los nuevos empleados un sentido de pertenencia.
- Consolidación: Un plan continuo de aprendizaje y descubrimiento impulsado por el nuevo empleado en la LXP, con el apoyo de su líder, su compañero de apoyo y la red más amplia de Reece para ayudarle a ganar confianza. La fase de consolidación se impulsa mediante un motor de recomendaciones personalizado (diseñado en colaboración con Kineo) para ofrecer un aprendizaje que se adapte a cada persona en función de: unidad de negocio, puesto, antigüedad, función (operaciones o apoyo) y país.
La solución
Una experiencia de incorporación «Get Started With» que prepara a los nuevos empleados para el éxito
La experiencia de incorporación «Get Started With» se ha diseñado para preparar a los empleados para el éxito desde el principio. La prioridad fue crear un sentido de pertenencia para los nuevos empleados, dejando la información más técnica para más adelante y así evitar sensaciones de agobio. Esto ayuda a que el nuevo empleado se sienta cómodo desde el principio, con confianza en el uso de los sistemas, para después incorporar la información sobre los productos más adelante, durante la fase de consolidación.
El equipo de Experiencia de Aprendizaje llevó a cabo una serie de laboratorios de diseño de incorporación dirigidos a todas las áreas de la empresa para recabar información. Esto sirvió de base para los temas y principios clave con los que diseñar su trabajo en adelante, incluido un enfoque en la pertenencia y en garantizar que el aprendizaje sea autodirigido, espaciado y combinado.
Una experiencia de incorporación «Get Started With» personalizada para cada unidad de negocio
Reece Group cuenta con diez unidades de negocio diferentes que operan bajo la marca Reece. Cada una presta un servicio distinto, ofrece productos únicos y se especializa en un área diferente del sector de la fontanería.
Esto añade complejidad a lo que nuestro personal necesita saber. La experiencia de incorporación «Get Started With» se centró en comprender las diferencias de cada unidad de negocio para diseñar un recorrido de aprendizaje personalizado, teniendo en cuenta que las necesidades de un nuevo empleado de Fontanería son muy diferentes a las de alguien que empieza en climatización (calefacción, ventilación y aire acondicionado).
El proyecto de incorporación «Get Started With» analizó todos los elementos de la experiencia de incorporación, incluidos: Preincorporación (aceptación del contrato, antes del día 1), Incorporación (día 1 – mes 1), Consolidación (mes 1 – mes 6).
Un enfoque simplificado que garantiza que todos comprendan la experiencia del cliente
El Centro de Apoyo de Reece (RSC) considera el tiempo en sucursal una parte esencial de la experiencia de incorporación. Esto permite que todos los miembros del equipo del RSC conozcan a los empleados, los clientes y los procesos de Reece Group al pasar tiempo en la sucursal cuando comienzan. Una vez completado el tiempo en sucursal, el nuevo empleado puede volver a su puesto y comprender los puntos débiles, los procesos y diseñar mejores soluciones a largo plazo que marquen la diferencia en la calidad de sus relaciones con los «clientes».
El equipo llevó a cabo 29 sprints de desarrollo, colaborando con más de 180 partes interesadas para crear una experiencia de incorporación adecuada para cada unidad de negocio dentro de Reece.
El resultado
Una experiencia de incorporación transformadora que garantiza que los nuevos empleados sientan un sentido de pertenencia desde el principio
La solución «Get Started With» se codiseñó con más de 180 partes interesadas de todo Reece Group. Esto permitió al equipo de Experiencia de Aprendizaje probar e iterar a lo largo del desarrollo. También significó que muchas partes interesadas clave de toda la empresa ya habían apostado por la solución, estaban familiarizadas con el cambio que se avecinaba y entusiasmadas con él.
La solución «Get Started With» se lanzó en su totalidad el 1 de marzo de 2021. La solución final:
- 11 recorridos de LXP personalizados para diversas unidades de negocio de Reece
- 22 guías para compañeros de apoyo y líderes
- 80 actividades bajo demanda en la LXP (aprox. 5 minutos en el momento de necesidad a través del motor de recomendaciones personalizado de la LXP)
- Listas de verificación de inducción digitalizadas
- Una experiencia de preincorporación moderna y adaptada a dispositivos móviles.
La implementación se apoyó en la tecnología existente dentro de Reece Group (es decir, Kineo LXP, Donesafe y Workday), lo que permitió una transición fluida. Los principios de diseño buscaban mantener la experiencia lo más sencilla y fluida posible para los nuevos empleados.
La intención general era crear una experiencia de incorporación gradual y sostenible para los nuevos empleados en la que, a través de la LXP, pudieran aprender a establecer relaciones en Reece, encontrar información y familiarizarse con las tareas principales sin verse sobrecargados de información.
