Implementación excepcional de un LMS que demuestra el ROI a través de un cambio organizativo exitoso
La formación en Shoalhaven City Council había supuesto un reto durante varios años. Con aproximadamente 1500 usuarios, incluidos contratistas, y un único especialista en aprendizaje, era imposible gestionar de forma eficaz todas las necesidades de formación.
Históricamente, todo el aprendizaje se había impartido en el aula. Este proyecto supuso el primer paso del ayuntamiento en el ámbito del elearning.
El reto
Existía una necesidad urgente de hacer llegar la información con mayor rapidez a todos los trabajadores y de una forma más eficiente. En aquel momento, una única sala de formación utilizada para múltiples actividades servía como único espacio en el que impartir la formación. Se identificó un sistema de gestión del aprendizaje como la solución ideal. También sería necesario que se integrara con el sistema de RR. HH. de la organización.
En concreto, el sistema elegido tendría la capacidad de conectar a las personas con la nómina, permitiéndoles presentar sus partes de horas semanales, así como conectarlas con su programa de desarrollo del aprendizaje programado.
Los factores más importantes para que el ayuntamiento cumpliera de forma eficaz con sus necesidades de formación eran:
- Poder crear y estructurar la formación a través de una plataforma de aprendizaje
- Desplegar una única solución para que los usuarios accedieran a la información y al aprendizaje.
- El LMS debía integrarse con el sistema de RR. HH. (HRS)
La solución
Shoalhaven City Council sacó a concurso la búsqueda de un socio que se ajustara mejor a sus necesidades. La organización lideró lo que, en la práctica, iba a funcionar una vez que el sistema estuviera en funcionamiento. Tras un proceso de selección tradicional, el ayuntamiento eligió a Kineo, con lo que se aseguró un contrato de tres años para implementar Totara Learn.
La comunidad Totara aportó un recurso de alto nivel que guiaría la creación de su biblioteca de contenidos y de la «Totara University» para ayudar con la construcción a medida de contenidos de forma interna. Shoalhaven City Council optó por un enfoque combinado para sus necesidades de contenido, adoptando una mezcla de contenido de biblioteca estándar procedente de múltiples fuentes, así como propio, que conllevaba un aprendizaje técnico más personalizado, exclusivo del ayuntamiento.
El «despliegue» de este proyecto tan importante tuvo lugar durante el aislamiento por la COVID-19 y la plataforma de aprendizaje (LMS) fue implementada de forma remota por el grupo de trabajo. Para garantizar un nivel óptimo de participación, ya que muchos trabajadores operaban desde sus propios hogares por primera vez, se organizaron concursos entre usuarios. Esto generó expectación y puso en marcha el aprendizaje, creando camaradería entre los grupos de compañeros.
El LMS difundió con éxito el contenido del aprendizaje para que la organización estuviera lista para la fecha de «puesta en marcha» de su HRS, que se lanzó junto con el proyecto del LMS. 1500 usuarios presentaron sus partes de horas sin ningún problema, lo que demostró que se trataba de un éxito.
Los resultados
El LMS no solo ha garantizado un despliegue del aprendizaje sin fisuras, sino que también ha demostrado:
- Eficiencia
- Ahorro de tiempo para la dirección
- Una integración fluida con el HRS
Las personas saben qué conocimientos y qué mejora de competencias se espera de ellas, así como cómo navegar por el HRS. Los próximos pasos consistirán en construir sobre esta sólida base, con la responsabilidad de que sean las propias personas quienes reserven su formación y reduzcan la carga administrativa que anteriormente había frenado la estrategia de aprendizaje. También se dispondrá de informes en varios ámbitos, lo que proporcionará una valiosa información para influir en la planificación futura y demostrar el retorno de la inversión
La visión de futuro es una combinación de aprendizaje en línea de 70/30. Se trata de un enorme paso desde la formación 100 % presencial en el aula. Los usuarios han tenido que adaptarse al trabajo remoto en los últimos meses y se sienten cómodos con el LMS, por lo que el elearning tiene sentido, ya que no solo es accesible, sino que es eficiente y proporciona los informes tan necesarios, además de que resulta mucho más fácil garantizar el cumplimiento operativo.
